Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Минтруд разъяснил нюансы предоставления очередного отпуска во время долговременной командировки». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Работодатель обратился в Минтруд за разъяснениями — как поступить в ситуации, когда работник, находящийся в длительной командировке, потребовал оформить ему ежегодный оплачиваемый отпуск. При этом сотрудник относится к льготной категории и имеет право уходить в отпуск в любой момент. Нужно ли прерывать командировку на время отпуска?
Специалисты трудового ведомства разъяснили, что ежегодный отпуск и служебная командировка ─ это два разных события. Во время отпуска работник свободен от исполнения трудовых обязанностей и волен использовать этот период на свое усмотрение. При этом за ним сохраняется место работы и средний заработок (ст. 107, 114 ТК РФ). А во время командировки сотрудник выполняет служебное поручение работодателя вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ).
Таким образом, быть в командировке и в отпуске одновременно работник не может. Однако трудовое законодательство не запрещает направлять сотрудника в длительную командировку и предоставлять ежегодный отпуск без промежутка между командировками. Поэтому если время ежегодного отпуска по утвержденному графику выпало на второй месяц командировки или работник воспользовался льготой ч. 4 ст. 123 ТК РФ и потребовал отпуск в удобное для себя время, вместо одной длительной командировки можно оформить две: одну ─ до отпуска, другую ─ после его окончания (Письмо Минтруда РФ от 10.09.2019 N 14-2/В-726).
Отпуск и командировка не совместимы
Остаток отпуска сотрудник может использовать в любое время в течение рабочего года: хоть сразу после командировки, хоть присоединить к отпуску в следующем году. Информацию о переносе отпуска зафиксируйте в графике отпусков.
Дополнительно корректируется личная карточка и табель рабочего времени.
Далее оформляйте командировку по классическому сценарию: составьте приказ и выплатите суточные, деньги на дорогу и проживание.
Если в отпуске сотрудник находился в другом городе, то при отправке в командировку в его пути будет не два пункта, а больше. Заглянем в письмо Минфина от 17.01.2017 № 03-04-06/1546, чтобы решить, как оплачивать проезд в каждом случае.
Вариант 1. Работник решил отгулять оставшийся отпуск сразу после командировки
Его путь выглядит как «Прага — Москва — Прага — Екатеринбург». Работодатель обязан оплатить перелет из Праги в Москву, а дальше работник платит за себя сам. Конечно, компания может оплатить сотруднику дорогу в Прагу как обратный билет, но нельзя учесть это в расходах для расчёта прибыли. Кроме того, с выплаты придётся удержать НДФЛ и страховые взносы.
В этом случае желательно не оформлять перелет «Прага — Москва — Прага» одним билетом. Чтобы учесть перелет «Прага — Москва» в расходах, понадобится выделить его стоимость и обосновать её налоговой. С этим поможет компания, в которой покупали билеты.
Вариант 2. Сотрудник из места командировки возвращается в место работы
Его путь выглядит как «Прага — Москва — Екатеринбург». Все расходы на проезд работодатель может возместить и учесть в расходах. Выплаты не облагаются НДФЛ и страховыми взносами.
Кроме обычных указаний по заполнению графика отпусков из упомянутого постановления Госкомстата России, работодателю важно учесть следующие моменты:
- В графике должны числиться все работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем на день утверждения графика, в том числе:
- лица, с которыми трудовые договоры будут расторгнуты в течение рабочего года (письма Минтруда России от 09.04.2020 № 14-2/В-395, Роструда от 09.03.2021 № ПГ/03709-6-1);
- дистанционные сотрудники, работающие удаленно на постоянной основе (письмо Роструда от 14.05.2021 № ПГ/12255-6-1);
- работницы, находящиеся в отпуске по беременности и родам;
- сотрудники, находящиеся в отпуске по уходу за ребенком, который закончится до конца года;
- работники, принятые по срочному трудовому договору на срок до 6 месяцев, которым по соглашению сторон оплачиваемый отпуск предоставляется до истечения 6 месяцев непрерывной работы.
- В графике целесообразно установить конкретный период использования каждым работником своего права на отпуск в желаемом месяце – как точные даты начала и окончания отпуска (письмо Роструда от 24.12.2020 № ПГ/59141-6-1).
- В графике можно объединять или разделять дни основного и дополнительного отпусков, поскольку работник вправе взять дополнительный отпуск в то время, которое удобно ему и работодателю (письмо Роструда от 04.12.2020 № ПГ/55760-6-1).
- Даты начала или окончания отпусков в графике могут приходиться на выходной, в том числе при сменном режиме работы. Это не будет нарушением,…
Дополнительный отпуск предоставляется в обязательном порядке в ситуациях, предусмотренных ТК РФ и другими федеральными законами:
- работникам, занятым на вредных и (или) опасных производствах;
- работающим на Крайнем Севере и в приравненных к нему местах;
- несовершеннолетним;
- инвалидам;
- работникам с ненормируемым графиком;
- работающим в сферах спорта, образования и медицины;
- при отдельных видах работ особого характера;
- служащим госструктур военного и контролирующего назначения;
- кругу лиц, для которых отпуск является компенсацией (пострадавшим в Чернобыле, Семипалатинске и т. п.).
Дополнительные отпуска также могут быть установлены внутренними регламентами.
Если дополнительные дни отпуска есть, они суммируются в году с основным отпуском для расчета общей продолжительности ежегодного отдыха и суммы оплаты за отпуск.
Как оформляется командировка, в течение которой работник уходит в отпуск
После издания приказа о приостановлении трудового договора бухгалтерия рассчитывается с сотрудником, не дожидаясь дня заработной платы. Это будет оплата за фактически отработанные дни, а также оплата командировочных расходов, единовременные поощрительные выплаты, оплата питания, матпомощь, дополнительные денежные суммы при предоставлении работникам ежегодного отпуска, оплата учебного отпуска и другие выплаты, предусмотренные трудовым или коллективным договором.
Компенсировать неиспользованные дни отпуска свыше 28 календарных дней можно по заявлению работника. Про компенсацию за основной неиспользованный отпуск в разъяснениях Минтруда не сказано.
Сохранять средний заработок на период приостановления договора не нужно.
В табеле учета рабочего времени приостановку обозначают кодом, который работодатель установит самостоятельно приказом.
Можно выбрать коды «Г» или «23», которые обычно используют, чтобы показать «Невыходы на время исполнения государственных или общественных обязанностей согласно законодательству». Но стоит помнить, что для этих кодов сохраняется место работы и средний заработок, а при приостановлении договора — только место работы.
Если командировка во время отпуска оформлена ненадлежащим образом, то у работодателя могут возникнуть проблемы – Кодекс об административных правонарушениях предусматривает наказание по статье 5.27. Чтобы избежать наказаний и проблем с сотрудниками, нужно провести оформление максимально корректно и правильно, а также провести точный расчёт суточных и отпускных.
Согласие со стороны работника обязательно, без него дальнейшее оформление будет попросту невозможно. Соответственно, сначала необходимо им заручиться, однако, его необязательно оформлять сразу в виде отдельного документа.
Вся процедура обычно инициируется посредством заявления начальника отдела своему руководству о том, что необходим отзыв работника и отправка его в командировку.
При этом должно уточняться, что требуется именно этот работник по определённым причинам. Оно может быть и устным, но чаще его предпочитают оформлять в письменном виде, как служебную записку.
Затем работнику делается предложение прервать отпуск. Опять-таки, несмотря на то что в законодательстве не содержится указания на то, что оно может быть сделано лишь в письменном виде, задокументировать это никогда не помешает. Если есть соответствующий документ, то работнику останется лишь подписаться и указать, что он согласен, либо несогласен и просит до конца отдыха его не беспокоить.
Если согласие по вопросу командировки в отпуске достигнуто, составляется приказ, в котором указываются:
- причины, по которым отпуск был прерван;
- период, на который он прерван;
- длительность командировки (не всегда точно совпадает с предшествующим пунктом);
- что произойдёт с оставшейся частью отпуска после завершения рабочей поездки.
Приказ также должен быть подписан самим сотрудником. После этого составляется служебное задание, приказ о направлении в командировку, а также командировочное удостоверение. В график отпусков вносятся изменения, отражающие тот факт, что сотрудник вызван на работу, производится сохранение изменений также и в его личной карточке, в разделе «Отпуск».
Первый документ, который заполняется при направлении в командировку, – служебное задание. Его составляет и подписывает руководитель структурного подразделения, где работает сотрудник, затем утверждает руководитель организации.
На основании служебного задания кадровая служба издает приказ о направлении работника в командировку. После возвращения из нее сотрудник заполняет вторую часть служебного задания – раздел «Краткий отчет» (п.
26 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).
Его можно составить по унифицированной форме № Т-10а или другому образцу, утвержденному в организации.
В документе должны быть указаны: Ф. И.О.
и должность командируемого работника, место и срок командировки, подробное описание задания, четкие поручения по тем или иным производственным вопросам
Многие работодатели не оплачивают обратную дорогу, если работник задерживается в месте командировки, чтобы провести там отпуск.
Расходы на оплату проезда сотруднику в любом случае нужно возместить, даже если даты окончания командировки не будут совпадать с датами в командировочных документах (ст. 168 ТК РФ, п. 11 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).
Чтобы предоставить сотруднику ежегодный отпуск, работодатель должен издать приказ. Для этого можно использовать унифицированную форму № Т-6 либо иной образец приказа об отпуске, утвержденный в организации.
Обязательно должно быть в документе: вид и продолжительность отпуска, период работы, за который предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск, даты его начала и окончания, подписи и их расшифровка руководителя организации и работника.
При перенесении даты отпуска не нужно оформлять дополнительный приказ на утверждение графика отпусков в новой редакции. Внести корректировки в график позволяют разделы этого документа.
Работодатель обязан вести учет фактически отработанного времени по каждому сотруднику (ч. четвертая ст. 91 ТК РФ). С этой целью заполняется табель учета рабочего времени. Составить можно по унифицированной форме № Т-12 или Т-13 либо иному образцу, утвержденному в организации.
Укажите в документе фамилии, инициалы, должности сотрудников, их табельные номера, отметки о явках и неявках на работу, количество дней и часов, которые они отработали за половину и за целый календарный месяц.
Если вы применяете самостоятельно разработанную форму табеля учета рабочего времени, то дни пребывания сотрудника в отпуске и командировке отметьте кодом, который вы ввели на основании приказа.
Многие работодатели за дни командировки проставляют работнику в табеле буквенный код «К» и 0 часов. Однако число фактически отработанных часов в дни командировки указывать не нужно (письмо Минтруда России от 14 февраля 2013 г. № 14-2-291).
Согласно ТК лишить работника законного отдыха можно только с его добровольного согласия. В случае нежелания или неспособности выхода по вызову, работник вправе отказаться и никто не вправе его за это уволить.
В случае обоюдного согласия обеих сторон, наниматель составляет письменное уведомление, служебную записку или приказ, в котором обязательно указывается дата отзыва, причина и оставшиеся выходные дни, которые переносятся на другой срок. Также в данном документе ставится подпись руководителя и самого отзываемого, как знак согласия выйти и продолжить трудовую деятельность.
Вся процедура обычно инициируется посредством заявления начальника отдела своему руководству о том, что необходим отзыв работника и отправка его в командировку.
При этом должно уточняться, что требуется именно этот работник по определённым причинам. Оно может быть и устным, но чаще его предпочитают оформлять в письменном виде, как служебную записку.
Затем работнику делается предложение прервать отпуск. Опять-таки, несмотря на то что в законодательстве не содержится указания на то, что оно может быть сделано лишь в письменном виде, задокументировать это никогда не помешает. Если есть соответствующий документ, то работнику останется лишь подписаться и указать, что он согласен, либо несогласен и просит до конца отдыха его не беспокоить.
Командировку можно прервать на время отпуска сотрудника
Перед выходом в отпуск работнику выплачиваются отпускные, сумма которых будет рассчитываться исходя из того, сколько дней сотрудник будет отдыхать. Поскольку это время сокращается из-за его вызова, соответствующим образом сокращается и оплата.
Это значит, что часть выплаченных денег придётся вернуть обратно.
Их нельзя удерживать из зарплаты самовольно, по решению работодателя или главбуха нужно получить соответствующее разрешение от работника либо договориться о возвращении им денег в кассу, или оформить это как аванс.
Перерасчёт отпускных очень прост: ранее уже проводился непосредственно их расчёт, соответственно, теперь выплата за один день умножается на количество дней, на которые уменьшился отпуск, и полученную в результате сумму работник должен будет вернуть.
Обратите внимание
При этом сотрудник возвращается на работу, а значит, при выезде в рабочую поездку он должен будет получать средний заработок плюс суточные (оплата его проезда и прочие расходы компенсируются отдельно).
Что касается суточных, то они устанавливаются работодателем в коллективном договоре, законодательство лишь устанавливает, что налогом не облагаются выплаты в размере не более 700 рублей для поездок по России и не более 2 500 рублей для зарубежных. Именно столько чаще всего и платят работодатели, чтобы не пришлось выплачивать налоги и страховые взносы. Выплачиваются суточные за каждый день нахождения в командировке, входят сюда и выходные, и праздники, и дни в пути.
После приказа об отзыве из отдыха становится ясно, что придется внести изменения в график. Для этого в строке, касающейся нужного работника, следует:
- в графе № 10 «Примечание» отметить, что определенное количество дней отдыха переносится на другое время;
- в графе № 8 «Основание (документ)» нужно указать реквизиты приказа об отзыве с отдыха;
- в графу № 9 «Дата предполагаемого отпуска» внести даты, на которые переносится неиспользованная часть каникул.
Дни нахождения работника на каникулах в табеле учета рабочего времени отмечаются буквенным кодом «ОТ» или цифровым кодом «09». А дни, когда сотрудник вернулся на работу после отзыва, — буквенным кодом «Я» или цифровым кодом «01».
Факт отзыва также фиксируется в личной карточке работника — форме № Т-2 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1). В графу 4 раздела VIII карточки вписывается количество дней, которые сотрудник фактически провел в отпуске. При этом в графе 7 «Основание» должны быть указаны реквизиты обоих приказов.
Предоставление основных и дополнительных отпусков является обязанностью руководства каждого предприятия. На весь период отпуска, указанного в приказе, действуют следующие правила:
- сотруднику гарантировано сохранение рабочего места и среднего заработка;
- по правилам ст. 125 ТК РФ, досрочно отозвать специалиста из отпуска можно только с его согласия;
- даже при наличии согласия отзыв будет невозможен в отношении беременных женщин, несовершеннолетних сотрудников, а также граждан, чья трудовая деятельность связана с вредными или опасными факторами.
Указанные правила имеют существенное значение оформления командировок, поскольку в период отпуска не допускается привлечение граждан к работе в любых формах.
Порядок реализации трудовых отношений при направлении в командировку регламентирован в ст. 166 ТК РФ. Даже при наличии срочной служебной необходимости, направить отпускника в командировку нельзя, так как руководство не может влиять на порядок использования времени отдыха.
Отзыв руководителя из отпуска для служебной поездки в командировку проходит по общим правилам, т.е. требуется его письменное согласие. Инициатива об отзыве из отпуска может исходить от самого директора, либо от лица, временно замещающего его на указанной должности.
После завершения командировки отдых может быть продолжен, для этого может издаваться новый приказ, либо аналогичный пункт сразу предусматривается в распоряжении об отзыве из отпуска.
Если работник дал письменное согласие на отзыв из отпуска, его можно направить в командировку на общих основаниях. В приказе об отзыве может указываться период, на который прерывается отдых.
После завершения командировки отпуск будет продолжен с присоединением количества дней, использованных для служебной поездки. Также такое присоединение допускается к последующим частям отпуска, либо, с согласия сотрудника, может выплачиваться компенсация в денежной форме.
Только руководитель компании может решить, необходима ли задержка сотрудника в командировке на определенное время. Также он должен решить, будет ли оплачен обратный билет, если работник задерживается.
Относительно неоплачиваемого отдыха аналогично. Если сотрудник попросит предоставить отпуск по уважительной причине, компания может удовлетворить или отказать в этом. Ведь это ее право, а не обязанность. Временные рамки обозначаются только после согласия двух сторон.
При этом он предоставляется не на период поездки, а после нее. Что касается расходов на обратный билет, то они все равно учитываются в налоговой сводке. Ведь расходы были понесены в любом случае.
И с цены билета будут удерживать НДФЛ, так как оплата не рассматривается как компенсация, которая связана непосредственно со служебной командировкой.
В некоторых организациях, чтобы согласовать рабочую поездку и сопутствующие траты, принято составлять служебную записку начальству — обычно это делает руководитель командированного. В документе прописывают сроки и цель поездки, ФИО и должность командированного.
Однако оформлять служебную записку по закону необязательно. Во многих компаниях процесс согласования командировок упрощён и автоматизирован — сотрудник создает заявку в корпоративной системе, после чего задача на оформление документов переходит на ответственных сотрудников: в секретариат, отдел кадров, бухгалтерию.
После того как приказ о командировке подписан, билеты куплены, жильё забронировано, суточные перечислены, можно отправляться в командировку. Служебная поездка, как правило, начинается с дороги в день командировки, но в каждой компании этот вопрос решают на своё усмотрение. В некоторых организациях в день командировки на работе можно не появляться, хоть и самолёт в 9 вечера. В иных прийти в офис необходимо, пусть даже на пару часов.
Главная задача командированного — сохранять все посадочные талоны, чеки и документы, подтверждающие расходы во время командировки: на жильё, транспорт и другие служебные цели.
Перед выходом в отпуск работнику выплачиваются отпускные, сумма которых будет рассчитываться исходя из того, сколько дней сотрудник будет отдыхать. Поскольку это время сокращается из-за его вызова, соответствующим образом сокращается и оплата. Это значит, что часть выплаченных денег придётся вернуть обратно. Их нельзя удерживать из зарплаты самовольно, по решению работодателя или главбуха нужно получить соответствующее разрешение от работника либо договориться о возвращении им денег в кассу, или оформить это как аванс.
Перерасчёт отпускных очень прост: ранее уже проводился непосредственно их расчёт, соответственно, теперь выплата за один день умножается на количество дней, на которые уменьшился отпуск, и полученную в результате сумму работник должен будет вернуть.
При этом сотрудник возвращается на работу, а значит, при выезде в рабочую поездку он должен будет получать средний заработок плюс суточные (оплата его проезда и прочие расходы компенсируются отдельно).
Что касается суточных, то они устанавливаются работодателем в коллективном договоре, законодательство лишь устанавливает, что налогом не облагаются выплаты в размере не более 700 рублей для поездок по России и не более 2 500 рублей для зарубежных. Именно столько чаще всего и платят работодатели, чтобы не пришлось выплачивать налоги и страховые взносы. Выплачиваются суточные за каждый день нахождения в командировке, входят сюда и выходные, и праздники, и дни в пути.
Работодатель должен предоставлять своим работникам каждый год оплачиваемый отпуск. Об этом сказано в ст. 114 ТК РФ.
О том, что такое служебная командировка говорится в ст. 166 ТК РФ.
Это отъезд сотрудника, в другую местность для выполнения своих непосредственных трудовых обязанностей, но строго по распоряжению работодателя. Другая местность — это местность, вне пределов муниципального образования, где трудится этот сотрудник.
Пока сотрудник пребывает в своём законном отпуске, работодатель не может его отправить в служебную поездку, не получив на это его согласия.
Только работник право распоряжаться своим отпуском по своему усмотрению.
Для того чтобы направить сотрудника в командировку, работодатель должен прервать его отпуск, то есть сделать отзыв.
В ст. 173 сказано, что если работник обучается в ВУЗе или в учебных учреждениях среднего профессионального или специального образования, то он имеет право на учебный отпуск.
Не влияет на порядок предоставления такого отпуска то, как работник поступил на учёбу – самостоятельно или по направлению работодателя.
Учебный отпуск предоставляется на такое количество дней, какое требуется основанием – будь то сессия или защита дипломной работы. Но его максимальная продолжительность оговорена в ст. 173 ТК РФ.
Учебный отпуск – это целевой отпуск, и брать его или не брать – это желание работника.
В ст. 125 ТК РФ говорится о том, что отозвать работодатель может только из очередного отпуска. Поэтому прервать учебный отпуск по инициативе работодателя, даже если сотрудник согласен, нельзя.
Из командировки в отпуск, оплата проезда
Декретный отпуск предоставляется женщине при достижении определённого срока беременности. Он делится на 2 периода:до и после родов.
Закон запрещает направление беременной женщины в командировку.
Поэтому работодатель не может отозвать женщину из отпуска до её родов.
Женщину, которая имеет ребёнка в возрасте до 3-ёх лет отправить в командировку сотрудника из отпуска по уходу за ним можно, получив от сотрудницы письменное согласие, и при отсутствии медицинских противопоказаний.
Но сначала женщина должна письменно ознакомиться со своим правом отказаться от служебной поездки.
Когда сотрудник уходит в отпуск, работодатель должен выплатить ему компенсацию. Сумма отпускных также зависит и от количества дней, которые сотрудник будет «гулять».
Но когда оформляется отзыв, часть отпускных за дни командировки работник должен вернуть обратно работодателю. Так как работник выходит на работу, он имеет право рассчитывать на заработную плату.
Так как он уезжает в командировку, он должен получать средний заработок и суточные.
Размер суточных регулируется самостоятельно работодателем. Об этом говорится в ст. 168 ТК РФ.
Размер суточных может быть указан в коллективном договоре или в приказе руководителя.
Но не облагаются налогом суточные в следующем размере:
- 700 рублей в день при служебных поездках по России;
- 2 500 рублей в день при загранпоездках.
Суточные должны быть выплачены за каждый день командировки, включая выходные и праздники, а также время в пути до места назначения.
Отпускные сотруднику должны быть выплачены за 3 дня до начала его отдыха. Но, если происходит отзыв из отпуска, то деньги за эти должны быть возвращены работодателю.
Но удерживать из заработной платы сотрудника эти деньги, работодатель не имеет права.
Он может письменно договориться с сотрудником:
- чтобы он вернул деньги в кассу предприятия;
- чтобы оформить эту сумму как аванс под будущую заработную плату;
- произвести удержание отпускных из заработной платы этого сотрудника.
Работник должен дать своё согласие на любое удержание из его зарплаты.
Пример:
Электрик П.Н. Федорцов, работающий в ООО «ДОМ», ушёл в отпуск с 15. 07. 2020 года на 14 календарных дней. В соседнем городе на электростанции произошла авария, и своих «рабочих рук» у них не хватило. Начальник позвонил Федорцову, и попросил прервать отпуск с 20. 07, и срезу же уехать в командировку для ликвидации последствий аварии на электростанции. Инженер согласился на оформление отзыва и последующую командировку. Получается, что он отгулял только 5 дней, так как 20. 07 он уже уехал в командировку.
Для расчёта его отпускных средний заработок составил 1 842, 6 рублей.
Таким образом, на руки он получил 25 796, 4 рублей. (1 842, 6 * 14). У данного сотрудника ещё осталось 9 дней от отпуска, он решил их использовать с 01. 09. 2020 года.
Т. к. работник отгулял только 5 дней отпуска, на руки он должен был получить 9 213 рублей (1 842, 6 * 5). Следовательно, 16 583, 4 рубля (25 796, 4 – 9 213) он должен вернуть в кассу или по-другому договориться с работодателем.
Оформить отъезд сотрудника в командировку при отзыве его из отпуска нужно правильно с кадровой точки зрения.
При нарушении правил оформления кадровых документов работодатель может быть подвергнут административной ответственности.
В рамках ст. 166 ТК РФ служебной командировкой является отзыв работника от осуществления постоянной трудовой деятельности путем направления его в иное место осуществления трудовых обязанностей на временной основе.
Под отпуском, согласно ст. 106 и ст. 107 ТК РФ понимается длительное время отдыха работника, которое он может тратить по своему усмотрению, вне зависимости от требования работодателя. Командировка во время отпуска недопустима, поэтому перед фактическим направлением сотрудника в иное место деятельности по служебным обстоятельствам на временной основе, его необходимо отозвать с отдыха для дальнейшего оформления.
В соответствии со ст. 125 Трудового кодекса РФ, работник может быть отозван из отпуска только по своему согласию, за исключением случаев, когда отзыв невозможен.
Нельзя отозвать с отдыха следующие категории работников:
- если работник не достиг возраста совершеннолетия;
- если работник является беременной женщиной;
- если работник занят на опасном для здоровья производстве, а равно и осуществляет трудовую деятельность при опасных условиях труда.
По иным основаниям допускается отзыв сотрудника организации, если имеется достаточное количество оснований для этого, и сам работник не против вынужденного сокращения времени отдыха.
В рамках трудового законодательства сотрудника организации могут отозвать из отпуска и отправить в командировку, однако все эти процессы происходят при согласии работника предприятия.
Отзыв работника оформляется работодателем в качестве приказа с последующим приложением к нему заявления работника о согласии прервать отдых и отправиться в командировку. Далее следует перерасчет отпускных, а также начисление командировочных и суточных.
На основании этих документов вносятся изменения в графики отпусков других работников. Особенности документального оформления всей процедуры прописаны в Постановлении Правительства №749 от 13 октября 2008 года. Данный нормативно-правовой акт устанавливает, что цель командировочной поездки формируется работодателем или руководителем командировочного подразделения, им же составляется техническое задание на время служебной поездки. Далее рассчитывается срок пребывания работника в командировке, размер суточных и аванса.
По возвращению из командировки работник предъявляет работодателю все чеки, подтверждающие осуществленные расходы. По этим данным происходит окончательный расчет растрат и оформление бухгалтерии.
Отпуска 2021: учитываем актуальные разъяснения и вспоминаем нюансы оформления
Предоставление основных и дополнительных отпусков является обязанностью руководства каждого предприятия. На весь период отпуска, указанного в приказе, действуют следующие правила:
- сотруднику гарантировано сохранение рабочего места и среднего заработка;
- по правилам ст. 125 ТК РФ, досрочно отозвать специалиста из отпуска можно только с его согласия;
- даже при наличии согласия отзыв будет невозможен в отношении беременных женщин, несовершеннолетних сотрудников, а также граждан, чья трудовая деятельность связана с вредными или опасными факторами.
Указанные правила имеют существенное значение оформления командировок, поскольку в период отпуска не допускается привлечение граждан к работе в любых формах.
Порядок реализации трудовых отношений при направлении в командировку регламентирован в ст. 166 ТК РФ. Даже при наличии срочной служебной необходимости, направить отпускника в командировку нельзя, так как руководство не может влиять на порядок использования времени отдыха.
При отзыве сотрудника из отпуска и последующем направлении в командировку должно издаваться два самостоятельных приказа. Каждый из них отражается в регистрационных журналах кадровой службы и бухгалтерских документах. При отражении в комплексе 1С также отдельно регистрируются два приказа.
Поскольку направление в командировку и досрочный выход из отпуска предусматривают перерасчет заработка, в бухгалтерской отчетности 1С будет указано начисление компенсации за время служебной поездки и перерасчет отпускных.
При продлении отпуска на соответствующее количество дней перерасчет выплаченных сумм будет производиться только при изменении среднего заработка.
Согласно ТК лишить работника законного отдыха можно только с его добровольного согласия. В случае нежелания или неспособности выхода по вызову, работник вправе отказаться и никто не вправе его за это уволить.
В случае обоюдного согласия обеих сторон, наниматель составляет письменное уведомление, служебную записку или приказ, в котором обязательно указывается дата отзыва, причина и оставшиеся выходные дни, которые переносятся на другой срок. Также в данном документе ставится подпись руководителя и самого отзываемого, как знак согласия выйти и продолжить трудовую деятельность.
Только руководитель компании может решить, необходима ли задержка сотрудника в командировке на определенное время. Также он должен решить, будет ли оплачен обратный билет, если работник задерживается.
Относительно неоплачиваемого отдыха аналогично. Если сотрудник попросит предоставить отпуск по уважительной причине, компания может удовлетворить или отказать в этом. Ведь это ее право, а не обязанность. Временные рамки обозначаются только после согласия двух сторон.
Совет
При этом он предоставляется не на период поездки, а после нее. Что касается расходов на обратный билет, то они все равно учитываются в налоговой сводке. Ведь расходы были понесены в любом случае.
И с цены билета будут удерживать НДФЛ, так как оплата не рассматривается как компенсация, которая связана непосредственно со служебной командировкой.
Оформление командировки во время очередного отпуска
Сотрудник, который работает по совместительству, также может быть направлен в поездку. В служебную поездку такой работник отправляется в свободное от основной деятельности время. Стоит учесть, что на законодательном уровне не решен вопрос о том, как быть с основным местом деятельности совмещаемого должности работника, если он направляется в поездку.
Вполне возможно, он может получить на это время отпуск по собственному желанию, но работодатель не обязан ему это предоставлять. Если он все-таки будет получен, он потеряет заработную плату. В результате внешнее совместительство на работе, если речь идет о командировках, практически невозможно осуществить. Это должен понимать как сотрудник, так и работодатель.
Согласно ст. 167 ТК РФ при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой. В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику расходы на проезд и наем жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя (ст. 168 ТК РФ и п. 11 Положения).
Согласно п. 2 ст. 168 ТК РФ порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом работодателя.
Размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, установлены только для работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета.
Особое внимание представители Минтруда в Письме от 14.02.2013 N 14-2-291 уделили порядку действий при несчастных случаях в командировках.
Согласно п. 1 ст. 227 ТК РФ расследованию и учету в соответствии с гл. 36 ТК РФ подлежат несчастные случаи, происшедшие с работниками и другими лицами, участвующими в производственной деятельности работодателя (в том числе с лицами, подлежащими обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний), при исполнении ими трудовых обязанностей или выполнении какой-либо работы по поручению работодателя (его представителя), а также при осуществлении иных правомерных действий, обусловленных трудовыми отношениями с работодателем либо совершаемых в его интересах.
Расследованию в установленном порядке как несчастные случаи подлежат события, в результате которых пострадавшими были получены телесные повреждения (травмы), в том числе нанесенные другим лицом, тепловой удар, ожог, обморожение, утопление, поражение электрическим током, молнией, излучением, укусы и другие телесные повреждения, нанесенные животными и насекомыми, повреждения вследствие взрывов, аварий, разрушения зданий, сооружений и конструкций, стихийных бедствий и других чрезвычайных обстоятельств, иные повреждения здоровья, обусловленные воздействием внешних факторов, повлекшие за собой необходимость перевода пострадавших на другую работу, временную или стойкую утрату ими трудоспособности либо смерть пострадавших, если указанные события произошли:
- в течение рабочего времени на территории работодателя либо в ином месте выполнения работы, в том числе во время установленных перерывов, а также в течение времени, необходимого для приведения в порядок орудий производства и одежды, выполнения других предусмотренных правилами внутреннего трудового распорядка действий перед началом и после окончания работы, или при выполнении работы за пределами установленной для работника продолжительности рабочего времени, в выходные и нерабочие праздничные дни;
- при следовании к месту выполнения работы или с работы на транспортном средстве, предоставленном работодателем (его представителем), либо на личном транспортном средстве в случае использования личного транспортного средства в производственных (служебных) целях по распоряжению работодателя (его представителя) или по соглашению сторон трудового договора;
- при следовании к месту служебной командировки и обратно, во время служебных поездок на общественном или служебном транспорте, а также при следовании по распоряжению работодателя (его представителя) к месту выполнения работы (поручения) и обратно, в том числе пешком, и др.
На основании ст. 228 ТК РФ при несчастных случаях, указанных в ст. 227 ТК РФ, работодатель (его представитель) обязан немедленно проинформировать об этом органы и организации, указанные в ТК РФ, других федеральных законах и иных нормативных правовых актах РФ, а о тяжелом несчастном случае или несчастном случае со смертельным исходом — также родственников пострадавшего.
Статьей 228.1 ТК РФ предусмотрен порядок извещения работодателем соответствующих органов о групповых несчастных случаях (два человека и более), тяжелых несчастных случаях или несчастных случаях со смертельным исходом.
В силу указания ч. 10 ст. 229.2 ТК РФ положение об особенностях расследования несчастных случаев на производстве в отдельных отраслях и организациях и формы документов, необходимых для расследования несчастных случаев, утверждаются в порядке, устанавливаемом уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти.
Перед проведением и оформлением отзыва работника следует получить его согласие в письменном виде. Без официального подтверждения приказы и иные документы предприятия не имеют законного основания (не обладают юридической силой). Однако есть определенные нюансы, которые зависят от типа отпуска. Если сотрудник помимо непосредственной работы обучается в институте, на каждую сессию ему предоставляется необходимое время. Руководство может вызвать его только в том случае, если он сдал экзамены досрочно.
Женщина, которая находится в отпуске по уходу за ребенком, также может быть вызвана для срочной командировки (в отличие от беременной девушки). Помимо классического согласия необходимо ознакомить ее со всеми правами. Например, что есть возможность отказаться без последствий.
Согласно 124 статье ТК, если отпуск не был использован полностью из-за возникновения помешавших этому обстоятельств, то работодатель должен будет затем продлить его, или же перенести оставшиеся дни на другой срок.
Вместо предоставления этих дней, существует возможность выплатить компенсацию, но лишь с согласия работника и с многочисленными ограничениями (к примеру, если это очередной ежегодный отпуск, то компенсированы могут быть лишь дни сверх установленного минимума в 28 суток).
Самый простой вариант – продление. Он выполняется автоматически на все те дни, на которые работник был вызван. Всё, что требуется – известить об этом работодателя. Если же вместо этого выполняется перенос, то его необходимо будет оформить отдельно.
Минтруд разъяснил, как предоставить работнику отпуск во время командировки
Работник может остаться в отпуске сразу после командировки, не возвращаясь на рабочее место. Это не запрещено законом. Но, как и в предыдущем случае, не стоит забывать выплачивать отпускные за три дня до начала отдыха.
Возможны два варианта отпуска после командировки: отпуск в другом городе или стране и отпуск в городе командировки. Разница кажется существенной, ведь во втором случае работник возвращается на работу из города, в котором выполнял трудовые обязанности. Но давайте посмотрим, что по этому поводу говорит Минфин (письмо от 25.06.2019 № 03-04-06/46418).
Его маршрут выглядит как «Екатеринбург — Москва — Прага — Екатеринбург» и включает три переезда.
Работодатель обязан оплатить только один билет — от Екатеринбурга до Москвы. Его стоимость можно включить в расходы. Он не признается выгодой сотрудника, поэтому НДФЛ и взносы с него не удерживаются.
Следующие два билета — до места отпуска и обратно к месту работу — оплачивает сотрудник. Если работодатель захочет их компенсировать, то сформирует работнику экономическую выгоду. С неё придётся удержать НДФЛ и взносы. Такую компенсацию нельзя учесть в расходах организации.
Последним днём командировки считается последний день перед отпуском. Со следующего дня оплачивать и компенсировать расходы сотрудника не нужно.
Бесплатно сдать отчётность за сотрудников через интернет
Его маршрут выглядит как «Екатеринбург — Москва — Екатеринбург».
День окончания командировки — это последний день перед отпуском, поэтому платить суточные и компенсировать дальнейшие расходы работодатель не обязан. Из этого следует и то, что сотрудник возвращается домой из отпуска, а не из командировки. Дополнительно это подтверждается приказом об отпуске и тем, что дата окончания командировки и обратного билета не совпадают.
Работодатель не должен оплачивать обратный проезд работника. А если всё-таки компенсирует, то не сможет учесть это как компенсацию командировочных расходов сотрудника. Дополнительно со стоимости билета придется удержать НДФЛ и доначислить страховые взносы, так как он признаётся экономической выгодой работника.
Чтобы не возникло проблем с налоговой, рекомендуем не оформлять переезд одним билетом, даже если вы решили компенсировать сотруднику затраты. Выделить путь до командировки из общей стоимости будет проблематично: придётся обращаться в компанию, которая продала билет.
Сначала вспомним, что командировка – это поездка работника в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы по решению работодателя (ст. 166 ТК РФ).
В силу статьи 168 ТК РФ компания обязана компенсировать работнику его затраты на проезд.
Из пункта 12 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее – Постановление № 749), следует, что работодатель оплачивает расходы по проезду в командировку и обратно к месту постоянной работы.
Заметим, что к затратам на командировки предъявляются общие для всех расходов требования об их экономической обоснованности и документальном подтверждении, предусмотренные пунктом 1 статьи 252 НК РФ.
Перечень не облагаемых НДФЛ доходов приведен в статье 217 НК РФ. Среди них значатся компенсационные выплаты, установленные действующим законодательством, в том числе возмещение командировочных расходов, включая затраты на проезд до места командирования и обратно (п. 3 ст. 217 НК РФ).
Предоставление ежегодного отпуска во время командировки
В рамках трудового законодательства сотрудника организации могут отозвать из отпуска и отправить в командировку, однако все эти процессы происходят при согласии работника предприятия.
Отзыв работника оформляется работодателем в качестве приказа с последующим приложением к нему заявления работника о согласии прервать отдых и отправиться в командировку. Далее следует перерасчет отпускных, а также начисление командировочных и суточных.
На основании этих документов вносятся изменения в графики отпусков других работников. Особенности документального оформления всей процедуры прописаны в Постановлении Правительства №749 от 13 октября 2008 года. Данный нормативно-правовой акт устанавливает, что цель командировочной поездки формируется работодателем или руководителем командировочного подразделения, им же составляется техническое задание на время служебной поездки. Далее рассчитывается срок пребывания работника в командировке, размер суточных и аванса.
По возвращению из командировки работник предъявляет работодателю все чеки, подтверждающие осуществленные расходы. По этим данным происходит окончательный расчет растрат и оформление бухгалтерии.
Отпуск по уходу за ребенком является составляющей декретного отпуска, который делится на отдых до родов и отдых после них. Законодательно запрещено отправление в служебную командировку женщин, находящихся в положении, поэтому до момента рождения ребенка отправка в командировку из отпуска невозможна.
После родов сотрудницы, работодатель может оформить ее отзыв из отпуска, только в том случае, если женщина согласна на это. Для подтверждения согласия присылается соответствующее уведомление на имя работодателя, в нем также указывается информация о том, как будет происходить распределение дальнейшего времени отдыха. Помимо этого, учитывается и заключение медиков о противопоказаниях к командировкам.
Перед фактическим отзывом работнице зачитываются ее права, устанавливающие возможность отказаться от исполнения распоряжения работодателя в рамках ст. 125 ТК РФ.
Оформлением отзыва работника из отпуска и направлением его в командировку занимается работодатель, однако в некоторых случаях инициатором вызова выступает сам работник.
Для оформления отзыва и направления работника в командировку работодатель должен:
- Сформировать положение о командировке, в котором указывается вся сопутствующая поездке информация.
- Уведомить сотрудника, который находится в отпуске.
- Получить согласие на отзыв из отпуска.
- Зарегистрировать приказ об отзыве из отпуска конкретного сотрудника, а также сформировать приказ о его отправке в командировку.
- Действовать дальше в рамках трудового законодательства.
При обоюдном согласии работодателя и работника о необходимости поехать в командировку в период отпуска, важнейшим документом является согласие работника и приказ о его отзыве.
Для отзыва сотрудника предприятия из отпуска для последующего его направления в служебную командировку, работодатель должен:
- Уведомить сотрудника о необходимости выезда, а также поинтересоваться о его непосредственном желании прервать отдых.
- Издать приказ об отзыве из отпуска, затем приказ о командировке.
- Получить заявление сотрудника о его согласии.
- Следовать обычным приемам отправки сотрудников предприятия в служебные поездки.
Роль сотрудника организации является решающей, так как при получении уведомления или приказа работник может отказать, ссылаясь на ст. 125 ТК РФ, без каких-либо негативных для себя последствий. Отказ и согласие на отзыв с отдыха направляется на имя руководителя для дальнейшего подшивания к личному делу.
Отпуск – это законодательно определенный период отдыха, в течение которого сотрудник организации восстанавливает свои силы и здоровье для дальнейшего осуществления трудовой деятельности на ближайший год. Отзыв из отпуска для оформления командировки должен быть подкреплен вескими основаниями и острой необходимостью, иначе работник может просто не согласиться.
Похожие записи: